management training

Vergaderen, overleggen, meetings zijn termen die in het bedrijfsleven niet zijn weg te denken. Maar vergaderen wij met z’n allen niet teveel en te lang? Is het wel effectief al dat vergaderen? Dit zijn vragen waar veel mensen mee lopen.

In de tijd dat ik in loondienst was heb ik bij de grotere corporate bedrijven gewerkt zoals USG & Pon. Dit zijn grote bedrijven waar enorm veel uren en kosten per maand aan vergaderingen worden besteedt. Hier heb ik dan ook geleerd dat vergaderen professioneel, bondig en op vastgezette tijden moet plaatsvinden en volgens een duidelijke agenda. Bij de diverse MKB bedrijven heb ik gezien dat vergaderen soms rommelig en ongestructureerd plaatsvindt. Er is vaak overleg in commerciële tijd, er zijn vaak geen duidelijke afspraken & agendapunten ontbreken en vergaderingen lopen te vaak uit. Veel tijd gaat hierdoor verloren en kosten lopen enorm op. Uiteraard zijn er ook MKB-ers die het snappen en die niet in commerciele tijd kort, bondig en professioneel vergaderen maar voor degene die zich herkennen in de eerste groep hieronder een paar handige tips.

Drie vergader tips

1. Vergader op vastgestelde tijden

Vergader op vastgestelde tijden en niet op momenten waarbij iedereen toevallig op kantoor is. Zet de vergadering vast op tijden en zorg dat iedereen zich aan die tijden houdt. In de tijd dat ik in de uitzendbranche werkte vergaderde ik bij de start van de dag. Maximaal vijftien minuten de dagplanning van mijn vestiging doornemen. Belangrijke taken verdelen, iedereen weer motiveren om er een succesdag van te maken. Geen uren vergaderen en praten om het praten. Kort en bondig en altijd bij de start van de dag. Soms is het niet wenselijk om dit iedere dag te doen maar zet het vast om bijvoorbeeld minimaal 1 x per week/maand te vergaderen op een tijdstip waarbij het minder druk is. Bijvoorbeeld maandag ochtend van 8 tot 9 uur of vrijdagmiddag van 16tot 17uur. Zo is het voor iedereen duidelijk wanneer er een vergadering is en hoelang deze maximaal duurt.

2. Duidelijke Agenda & Notulen

Stel een duidelijke agenda vast. Maak een agenda met maximaal 7 punten die moeten worden besproken. Zorg dat de notulen kort en bondig zijn. Geen lange verhalen die de mensen toch niet lezen. Nee korte duidelijke acties die moeten worden genomen. Loop deze in de vergadering structureel door binnen de vastgestelde tijd. Iedereen kent van die agenda/actiepunten die maar terugkomen! Iedereen ergert zich eraan dus probeer dit te voorkomen. Werk het per actie & agendapunt af en ga door met nieuwe dingen die geld kunnen opleveren of besparen!

3. Timemagement

Op tijd beginnen en op tijd eindigen, dat is belangrijk voor een effectieve vergadering. Bij veel bedrijven heb ik gezien dat degene die de grootste mond heeft en het leuk vindt om zichzelf te horen praten, vaak te lang aan het woord is. Dit kost vaak te veel tijd en andere komen niet aan het woord. Niet alleen moet je tijdens de vergadering de tijd goed in de gaten houden. Ook is de timing essentieel. Hoelang blijf je bij een agendapunt hangen? Door snel langs alle punten te gaan op de agenda blijft de vaart in de vergadering, laat ook andere aan het woord en zo blijft iedereen bij de les. Als er een uur gepland staat voor de vergadering, houd je daar dan ook aan. Stel je voor je zit met 10 man en de vergadering loopt een half uur uit. Dit kost als snel 5 uur/x euro= x euro plus eventueel misgelopen omzet!

Contact
Neem voor meer informatie contact op via info@dannylindner.nl

» Telefoon: 010-761 82 90
» E-mail: info@dannylindner.nl
» Website: dannylindner.nl
» LinkedIn: Danny Lindner
» Instagram: dannylindner.nl
» Facebook: DoenSalesprojecten
» Twitter: DoenSales