Hoe schrijf je een Social Media beleid voor je bedrijf?

De lijn tussen bedrijven en hun werknemers op Social Media is steeds meer aan het vervagen. Organisaties hebben tegenwoordig dan ook een social media beleid nodig dat tegelijkertijd de reputatie van het bedrijf en merk intact houdt maar ook de participatie van medewerkers online aanmoedigt.

Deze blog legt de voordelen van een social media beleid uit en geef ik enige informatie die je nodig hebt om met je eigen social beleid te starten.

Wat is een social media beleid?

Een social media beleid schetst hoe een organisatie en zijn medewerkers zich online moeten gedragen. Dit document helpt de reputatie van het bedrijf en merk te waarborgen, terwijl medewerkers ook worden aangemoedigd om de boodschap van het bedrijf op een verantwoordelijke manier te delen.

Omdat social media met een razend snel tempo gaat, moet dit beleid als een levend document worden beschouwd. Doorlopende updates zullen nodig zijn. Maar blijf kalm, het hoeft geen 100-pagina tellend handboek te zijn. Het doel hier is om werknemers eenvoudige richtlijnen te geven die gemakkelijk te volgen zijn.

Voordelen van een social media beleid

Of je bedrijf al een goedlopende Social media heeft, of gewoon bezig is met het opbouwen van zijn aanwezigheid online, eigenlijk alle organisaties moeten een social media beleid hebben. Hier zijn een paar manieren waarop je bedrijf kan profiteren van het opzetten van een social media beleid.

Helpt om de reputatie van je bedrijf te beschermen

Door je werknemers duidelijk uit te leggen hoe zij jouw bedrijf online het beste kunnen vertegenwoordigen – met onder andere wat ze wel en wat ze niet kunnen delen – zul je de dreigingen voor je merkreputatie verminderen. Om je in dit verband verder te helpen, zal een goed social media beleid ook uitleggen welke acties moeten worden getroffen in het geval dat er een fout is gemaakt, of als een onderdeel van het bedrijf wordt aangevallen door trollen of hackers.

Verdedigt tegen wettelijke problemen en beveiligingsrisico’s

Een social media beleid kan je helpen de organisatie te beschermen tegen mogelijke juridische problemen en beveiligingsrisico’s door mogelijke bedreigingen en manieren van dit formaat te doen vermijden of vast te leggen. Het beleid moet ook uitleggen wat een medewerker moet doen als zij per ongeluk de reputatie van het bedrijf in gevaar brengen, of als zij prooi worden van een kwaadaardige aanval.

Sta toe dat werknemers om bedrijfsberichten te delen

Een social media beleid kan ook enorm behulpzaam zijn als het draait om merk versterking. Hoe? Ze raken jouw grootste lobbygroep: je medewerkers. En bedrijfsberichten worden vaak beschouwd als meer geloofwaardig als het afkomstig is van echte mensen.

Met duidelijke richtlijnen kunnen bedrijven hun medewerkers laten begrijpen hoe ze social media kunnen gebruiken om het merk te promoten. Als je social media beleid wilt gebruiken als hulpmiddel voor medewerkers, dien je in het document de beste praktijk voorbeelden weer te geven voor het delen van bedrijfsinhoud op social media, mede als richtlijnen voor reageren en becommentariëren online.

Een hulpmiddel voor medewerkers, zoals bijvoorbeeld Hootsuite, maakt het makkelijk voor jouw medewerkers om bedrijfsberichten te delen met vooraf goedgekeurde social media-inhoud. Dit vermindert risico’s voor het bedrijf en zorgt ervoor dat alles accuraat en volgens het beleid is.

Creëert consistentie tussen kanalen

Gebruik je social media beleid om de verwachtingen rondom merkbeleving en toon te omschrijven? Het hebben van een sterke merkbeleving is gunstig voor je bedrijf, omdat het bewustzijn toeneemt, persoonlijkheid laat zien en gebruikers helpt te verbinden met je bedrijf.

Dit deel van jouw social media beleid moet ook het juiste gebruik van beelden, video en andere media omvatten. Als je bedrijf oproept dat afbeeldingen worden gedeeld op social media om consistent te blijven met de merkspraak, moet je deze eisen in het beleid omschrijven.

Wat jouw social media beleid moet bevatten

Voordat we in deze specifieke secties duiken, raad ik je aan om het social media beleid in twee  gebieden te delen:

1 Social media beleid voor de officiële profielen van het bedrijf.

2 Social media beleid voor werknemers.

Terwijl er overlap tussen de twee gebieden bestaat, zijn er aspecten van beide die specifieke details kunnen vereisen.

Regels en voorschriften

In dit gedeelte moet je de verwachtingen van je bedrijf voor het juiste gedrag en gedrag van het bedrijf (namens het bedrijf of persoonlijk) op social media uiteenzetten. Bijvoorbeeld, het beperken van het gebruik van scheldwoorden of controversiële adviezen bij het plaatsen over het bedrijf.

Enkele bijzonderheden die in dit gedeelte kunnen komen, omvatten:

  • Merk richtlijnen: hoe over je bedrijf en producten te praten
  • Etiquette en betrokkenheid: overzicht over hoe je wilt dat medewerkers reageren op vermeldingen van je merk (positief en negatief).
  • Geheimhouding: Definieert welke bedrijfsinformatie niet op social media moet worden gedeeld.

Rol en verantwoordelijkheid

In dit gedeelte moet worden beschreven wie verantwoordelijk is voor welke specifieke social media taken. Je kunt wellicht een tabel maken die in twee kolommen is gebroken. De eerste kolom definieert de specifieke sociale media verantwoordelijkheid -bijvoorbeeld, merk richtlijnen- en in de tweede kolom kun je de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer plaatsen, waarschijnlijk de merkmanager.

Andere sociale media rollen en verantwoordelijkheden om toe te wijzen kunnen onder meer zijn:

  • Bericht goedkeuring
  • Klantenservice
  • Maatschappelijke betrokkenheid
  • Veiligheids- en juridische zorgen
  • Opleiding van het personeel

Potentiële juridische risico’s

Om je te helpen bij het uitblijven van juridische blunders, moet je social media beleid duidelijke richtlijnen omvatten voor het behandelen van eventuele gebieden met mogelijke zorg. Doe onderzoek en wees er zeker van dat je juridisch advies verkrijgt.

Enkele onderwerpen die betrekking hebben met dit onderwerp, zijn:

  • Kredietbronnen: Geef aan hoe je team kredietwaardige bronnen moet crediteren als ze inhoud van een externe bron delen of gebruiken (bijvoorbeeld auteursrecht).
  • Privacy- en openbaarmakingsprocedures: Definieer wat wordt beschouwd als vertrouwelijk en niet- deelbaar (zoals plannen voor een rebranding-aankondiging, projecten, opdrachten etc).
  • Werknemer disclaimers: Verplicht medewerkers om een disclaimer in te voegen wanneer ze publiekelijk reageren op inhoud die betrekking heeft op uw bedrijf dat ze als medewerker identificeert. Typische disclaimers van dit soort lezen iets zoals “uitgedrukte opvattingen van mij zijn en weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs die van mijn werkgever“. Je kunt ook voorstellen dat werknemers een dergelijke disclaimer toevoegen aan elk publiek toegankelijk bio, zoals Twitter of LinkedIn.

Veiligheidsrisico’s

Van phishing-oplichting tot losgeld eisende-aanvallen kunnen gebeuren en zijn ook bij social media veiligheidsrisico’s. Bedrijven moeten een goed overzicht hebben als het gaat om het beschermen van hun online aanwezigheid.

Social media beleid kan helpen om dergelijke risico’s te voorkomen door medewerkers op de hoogte te brengen van de bedreigingen, hoe ze te vermijden en wat te doen mocht dit plaatsvinden.

Het beleid moet richtlijnen verstrekken over:

  • Het aanmaken van veilige wachtwoorden
  • Het vermijden van phishing-aanvallen, spam, oplichting en andere kwaadaardige bedreigingen
  • Hoe te reageren in geval van een beveiligingsbreuk of aanval

Verantwoording

Aan het einde van de dag is elke medewerker verantwoordelijk voor wat ze online publiceren. Herinner je personeel eraan om voorzichtig te zijn en gezond verstand te gebruiken als ze namens het bedrijf of op hun persoonlijke kanalen plaatsen.

Hoe een social media beleid implementeren

Ga op zoek naar input. Dit beleid moet samen met werknemers worden gemaakt. Een teambijeenkomst zal ervoor zorgen dat de gehele basis gedekt wordt en dat iedereen in het programma ermee akkoord gaat.

Focus op het grote plaatje. Social media verandert constant. Kijk uit dat je niet teveel specifieke informatie geeft over elk kanaalgebruik.

Ontmoedig het gebruik niet. Vermijd het maken van een document vol met DON’Ts. Jouw social media beleid moet werknemers aanmoedigen om actief te zijn op social media en jouw merk/bedrijf versterkt.

Wil je meer informatie over het opstellen voor een social media beleid voor je bedrijf ? Ik help je graag!

Contact

Neem voor meer informatie of een vrijblijvende offerte contact op via info@dannylindner.nl

» Telefoon: 010-761 82 90
» E-mail: info@dannylindner.nl
» Website: dannylindner.nl
» LinkedIn: Danny Lindner
» Instagram: dannylindner.nl
» Facebook: DoenSalesprojecten
» Twitter: DoenSales
» Partner source: Hootsuite